Istotne informacje o tym, co to znaczy faktura proforma. Przekonaj się!
Każdy kto prowadzi swoją firmę, ale też i gros osób dokonujących zakupów przez internet, miał styczność przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i co go wyróżnia od typowej faktury.
Proforma nie jest potwierdzeniem wykonania usługi
W języku łacińskim pro forma oznacza „dla przyzwoitości”, dlatego nieraz można spotkać się z tłumaczeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dowodem księgowym, tym samym nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Powinno się jednak zatrzymać ją na przykład dla celów informacyjnych.
Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dokument handlowy, który rodzajem zapowiedzi danej oferty. Nie jest dowodem wykonania usługi ani kupna artykułów, a więc w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje skutków w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, dlatego że dotyczy usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie jest sfinalizowana, wobec tego warunki transakcji w niej przedstawione mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.
Co musi zawierać faktura proforma?
Faktura proforma posiada te same elementy oraz przypomina z wyglądu fakturę VAT, miedzy innymi:
- dane stron,
- datę i miejsce jej wystawienia,
- nazwę towarów bądź usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno konkretnych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
- stawka i obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o kwocie uwzględnionych rabatów,
- określenie przewidywanego terminu wykonania usługi lub doręczenia towaru,
- wskazanie terminu zapłaty.
Taką fakturę należy oznaczyć dostrzegalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe. Powinno się również pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z konieczności wydania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie przygotowuje się w momencie, gdy odbiorca wpłaci już przedpłatę lub zapłaci w całości za przedmiot transakcji.